אבי לימד אותי פעם שהדרך הכי קצרה זו הדרך שאתה מכיר. גם בעסקים, פיתוח מערכת טכנולוגית לניהול העסק זה צעד גדול ולעתים מרתיע עבור בעלי עסקים שמעדיפים לעבוד קשה יותר אך באופן המוכר להם. למזלי, אבי תמיד הוסיף ואמר שתמיד כדאי לנסות דרכים חדשות אחרת לעולם לא נתייעל.
ואכן, פיתוח מערכת טכנולוגית לניהול העסק יכול להיות תהליך קשה אך עלינו לראות לנגד עינינו תמיד את המטרה. ייעול ארגוני שמתורגם באופן ישיר ומיידי לכסף.
יתרה מכך, ברגע שהעסק שלך מנוהל במערכת חכמה, זהו קרש קפיצה נוסף לתבונה עסקית שטרם יצא לך להכיר. יכולות הפילוח והפקת הדו"חות יאפשרו לנו להסיק מסקנות ולהניע תהליכים באופן נכון יותר. מערכת ניהול חכמה לעסק תדע לבטל את הצורך בעובדים מסוימים, תבצע אוטומציה לתהליכים ברקע ותשאיר לנו פנאי לעסוק במלאכה שלנו ולא לבזבז זמן על ניהול וסטטיסטיקות.
אותו קרש קפיצה שהזכרנו מביא אותנו למגרש של הגדולים- גוגל, בנקים, חברות ביטוח ותאגידים בינלאומיים המשקיעים סכומי עתק במשאבים טכנולוגיים. אלו מאפשרים להם לצמצם את כוח האדם המיותר, למצות את זמנו של כוח האדם הנותר ולייצר את מלוא הרווח בכל עסקה.
מערכות חכמות יאפשרו לכם לפנות ללקוחות עם הצעות מותאמות להם, להציע מוצרים משלימים לפי הפריטים בהזמנה, להפיק דו"חות וסטטיסטיקה באופן אוטומטי ואפילו לבצע באופן אוטומטי הזמנות רכש תוך דגש על המלאי שלכם ושמירה על כמות סבירה של מוצר מכל ספק.
ההתייעלות הזו היא כבר מזמן לא בגדר פריבילגיה, בעל עסק היום פועל בשוק גלובלי ותחרותי, עם עולמות עסקיים ושיווקיים עצומים שאינו יכול לכסות בעצמו. אותם פיתוחים טכנולוגיים הם אלו שמאפשרים לו להתמקד במה שחשוב ולהישאר תמיד עם אצבע על הדופק.
אם כך איך מתחילים? חשוב ליצור תרשים זרימה שמתאר את העסק, בכל נקודה בתרשים לציין אילו מסמכים צריך למלא, אילו אינטראקציות קיימות מול הלקוח, הספקים והמחלקות השונות בעסק. מי אמור לקבל את ההוראה ולבצעה ואיך הוא משיב כשהיא בוצעה. כמו כן, ראוי לחשוב על הנגישות למערכת עבור העובדים, עובדי משרד יעדיפו לעבוד ממחשב שולחני בעוד שסוכני שטח יעדיפו דווקא לעבוד ממכשיר נייד.
נסו לברר מה הצרכים של העובדים שלכם ולפשט את התהליך ככל הניתן. דמיינו תחנות שהלקוח עובר בהן לאורך העסקה או צ'ק ליסט שאמור להיות מבוצע מטלה אחר מטלה וחשבו כיצד ניתן לבצע כל מטלה באופן היעיל ביותר.
לאחר שיש לכם מטרה מוגדרת ותרשים זרימה של פעילות העסק- עליכם לשבת עם אדריכל מערכות שיאפיין לכם מערכת וזרימת תהליכים נכונה עבור העסק שלכם. כשאלו יהיו מוכנים תוכלו לצאת לפיתוח. את הפיתוח צריך לעשות קל ונקי ככל שניתן. לאפשר תוספות מאוחרות יותר ולדאוג שהמפתח שהתחיל את הפרויקט יהיה זמין לתמיכה ותחזוקה שוטפת לאחר מכן. אם ניתן, אז גם לפיתוח מודולים חדשים לצרכים שיתגלו בעתיד.
מיכאל קיסילנקו, מנכ"ל Uvision - המפתחת מערכות טכנולוגיות לקידום עסקים, מציין שהבנת השוק בו העסק שלך פועל והצגת שרשרת התהליכים הקיימים בו הם נקודת הפתיחה הטובה ביותר לעיצוב מערכת שכזו. עם זאת, היכולת לבחון את השוק מגבוה- הנובעת מניסיון של שנים בעיצוב מערכות כאלו, מאפשרת למיכאל לעצב מערכות שמייעלות גם את תהליכי השיווק והמכירה, מתן הצעות המחיר ואף זיהוי כשלים בתהליך והתרעה מיידית על כל נקודת תורפה שגורמת לעסק להפסיד כסף. הקנאות הזו להתייעלות, אומר מיכאל, היא זו שהביאה אותי לתפקיד שלי היום והיא זו שמלווה את הפרויקטים שלי ומביאה לתוצאה כה משמעותית בעסק עם תחילת השימוש במערכת.
חשוב לציין שמיכאל מלווה ומקים פרויקטים עם צוותים משולבים מאוקראינה וישראל. כחסיד של ייעול תהליכים, מיכאל פיתח מערכות ניהול פרויקטים ומשימות וכן מערכות בקרה על צוותים מרוחקים. ע"י המודל המשולב שלו הוא מצליח להפחית משמעותית את עלויות הפיתוח של המערכת ולקצר באופן דרמטי את זמן החזר ההשקעה בה. כל זאת, מבלי לחסוך ביכולת הבקרה על הצוותים המרוחקים ובאופן יעיל יותר אפילו מצוותים היושבים באותו משרד.
